1 BEZORGER H VOOR 01727 16654 BOSKOOP 4 WEKEN Wethouder Jan Hielema (CDA) leidt in raadhuis grootse veranderoperatie Rijn en Gouwe ft' ‘i I I Rijn en Gouwe Gefaseerdproces duurt vier jaar en kost zeker 2,8 miljoen gulden Heb je interesse bel dan, verantwoordelijk wethouder Jan Hielema (CDA). Ten aanzien van de budgette- (12,7%) en een plan van aan- reserve verandertraject. ZOEKT MET SPOED M/V VOOR BUITENRIT I I I I I I I I I I I i i 8 reserve en te storten in de re serve verandertraject. Daar naast zal jaarlijks afgewogen -1 z±: «tzT: de reserve verandertraject kan en moet worden gevoed, waarbij B. en W. aan de vol- schikbaar komt tep gevolge van de wijziging in de rente- toerekening aan reserves in minimumleeftijd 15jaar, in ling Personeel en Organisatie kan worden gemeld dat op dit moment tot een bedrag van en te doen uitvoeren. Het is de bedoeling het verbe ter-, veranderproces gefa seerd te doen plaatsvinden in die zin, dat gestreefd wordt naar afzonderlijke besluit vorming voor afgebakende onderdelen van het proces. rende ƒ40.000,- wegens in huur van tijdelijke mens- Eén van de uitgangspunten waaraan de nieuwe organisa tie moet voldoen is klantge richtheid. In dit opzicht vin den B. en W. het verheugend te kunnen constateren dat ve le reacties van de medewer (st)ers op het rapport Rich ting, op de relatie met de bur ger betrekking hebben. Dit aspect is in het rapport onderbelicht gebleven en dient - zo hebben B. en W. reeds besloten - meer aan dacht te krijgen. Dit kan on der andere door een aantal concrete suggesties die ten behoeve van het publiek zijn gedaan serieus in overweging te nemen. Enkele daarvan hebben be trekking op de inrichting van een ‘civic service center' (een publieks- of burgerbalie van uit de gedachte van meer in tegrale dienstverlening) ten dering van de commissie voor georganiseerd overleg plaats gevonden, waarbij tevens het veranderproces op informa tieve, informele wijze aan de orde gesteld is. B. en W. hebben op 31 mei, toen zij het advies van het managementteam behandel den in hun vergadering, on der meer bepaald dat de in- spraakreacties om directe verantwoording aan indien- ders en organisatie vragen. Het managementteam heeft inmiddels de reacties onder verdeeld in direct te beant woorden zaken (en die ook van commentaar voorzien) en aspecten, die in het vervolg proces dwingend deel van de opdrachtformulering aan de in te stellen werkgroepen zul len uitmaken. Tevens hebben B. en. op 31 mei een principebesluit geno men, inhoudend het instem men met het rapport Rich ting, zulks in afwachting van de instemming en advisering door medezeggenschapsom- missie en de commissie voor georganiseerd overleg. behoeve van het publiek in het raadhuis en meer spreek- en wachtruimten. Nu over uitbreiding van het raadhuis wordt gesproken is er wellicht ook fysiek de mo gelijkheid aanwezig om hier aan vorm te geven. Daar naast zal de burger naar het oordeel van de gemeente ze ker in positieve zin de gevol gen ervaren van een beter draaiende organisatie. Dit betekent niet dat het nu zo slecht zou gaan, maar wel dat zeker in een aantal op zichten verbeteringen zijn aan te brengen uit overwegin gen van klantgerichtheid. Om de effecten van het veran derproces voor de burger te kunnen meten, zijn B. en W. voornemens om hiernaar on derzoek (bijvoorbeeld via en- quete) te doen bij het publiek. Zo’n onderzoek dient dan zo wel dit jaar als na afronding van het veranderproces plaats te vinden teneinde de effecten te kunnen vaststel len. Na afloop van het verander traject zal worden geëvalu eerd hoe het proces verlopen is. Daarnaast zal dienen te worden nagegaan of de verbe terde en vernieuwde organi satie voldoet aan de doelstel lingen zoals die in het college programma zijn verwoord. Het spreekt voor zich dat een zekere inwerk- en aanlooppe riode noodzakelijk is. Omgeving: J.C. Hoogendoornlaan, Halve Raak, Insteek, Voshol. Bezorgvergoeding 800,- p. mnd. te zullen verantwoorden. Het in het bedrag van ƒ60.000,- bedrag vna 11_ 1 baar gesteld teneinde - gelet ling van BMC is nagenoeg ge- ook op het verzoek van de me- gemeenteraad telkenmale in- 1 J1_ Cl de stand van zaken. Ten aanzien van de dekking van de benodigde bedragen van circa ƒ700.000,- per jaar, denken B. en W. in eerste in stantie aan de inzet van een deel van de algemen reserve. Op basis van de huidige in zichten is in de algemene re serve nog een bedrag van glo baal ƒ1.000.000,- inclusief het batig saldo van de jaarre kening 1993, beschikbaar waarop nog geen (noodzake lijk) beslag is gelegd. Op voorstel van B. en W. heeft de gemeenteraad besloten eerdergenoemd bedrag te tie te aanvaarden en extra aandacht te besteden aan een aantal via de inspraakreac- ties naar voren gekomen pun ten, te weten de cultuur, klantgericht werken, relatie met de burgers, tijdsbepaling kemtakendiscussie en de buitendienst. Op 25 mei heeft er besloten overleg plaatsgevonden tus- jüni*heeft de cömmTssië sen de raadscommissie, het managementteam en BMC. Aan de orde was het genoem de rapport Richting. De ver tegenwoordigers van het ma nagementteam hebben hier bij - desgevraagd- aangege ven dat het veranderproces veel van hen zal vragen. De onbekendheid met organi satieveranderingen van deze omvang zal met zich brengen dat zeker niet op alle terrei nen -T is. Externe expertise en on dersteuning op diverse mo menten en terreinen is in dit kader dan ook onontbeerlijk. Ben W. onderschrijven dit. Op 27 mei heeft er een verga- H^t GO is evenwel na indrin gend overleg alsnog tot de for mulering van een pre-advies gekomen, waarin gesteld wordt dat op basis van het op dat moment bekende offici- euse standpunt van de mede zeggenschapscommissie, voorlopig ingestemd wordt met het rapport Richting. Echter, wel met de kantteke ning dat er per 2 september aanwijsbaar gewerkt is aan het herstel van vertrouwen van de medezeggenschaps- commissie-het personeel in het bestuur en ambtelijke lei ding en er overeenstemming bereikt is over het sociaal sta tuut en de hieraan verbonden leidraad, waardoor een defi nitief positief advies mogelijk zal worden. Inmiddels zijn concrete af spraken gemaakt met het ge organiseerd overleg om door middel van voorafgaand tech nisch overleg de komende maanden tot overeenstem ming te komen over sociaal statuut en leidraad. Het georganiseerd overleg stelt tevens dat de schriftelij- ke inspraakreacties tijdens het verloop van het verander proces expliciet aan de orde dienen te komen. Financiën In de raadscommissie is de te rechte vraag gesteld ten be hoeve van de besluitvorming in de gemeenteraad inzicht te geven in de kosten van het verandertraject. Door B. en W. is beantwoording van die vraag toegezegd. In dat kader merken B. en W. het volgende op. Het is bij een verandertraject als het onderhavige, dat circa 4 jaar zal lopen en waarin ve le onzekerheden zijn gelegen, niet anders mogelijk dan de te maken kosten slechts glo baal en indicatief aan te ge ven. De kosten hebben te ma ken met compensatie wegens intern tijdbeslag, opleidingen r - en begeleiding en externe on- de volgende procesfase dersteuning. Ten behoeve van het veran dertraject zal het noodzake lijk zijn dat door vele mede werkers extra werkzaamhe den worden verricht (com pensate wegens intern tijdbe slag). Deze werkzaamheden komen namelijk bovenop de regulie re werkzaamheden. De om vang van deze extra-werk- zaamheden is zodanig dat hiervoor vervangende capaci teit dient te worden inge huurd, anders komen het re guliere werk en de dienstver lening in de knel. Uitgaande van 60% compen satie van in totaal 25.000 uren a 75,- per uur (gemid deld) ten behoeve van het ver andertraject is een bedrag be nodigd van ƒ1.125.000,- in to taal over vier jaar. Dit bedrag dient als knelpun tenpot personeel beschikbaar te komen naar de mate waar in door de gemeenteraad hiervoor gelden per halfjaar worden gefourneerd. B. en W. stellen zich een - nader uit te werken - werkwijze voor waarbij de stuurgroep beslist op verzoeken om inzet van ex terne menskracht en debe- schikbaar gestelde budgetten bewaakt. Om de gemeentelijke mede werk! st)ers in de vernieuwde organisatie te kunnen laten functioneren, is het noodza kelijk dat een opleidingsplan wordt vervaardigd (opleidin gen en begeleiding). Hierin dient in elk geval aan- WADDINXVEEN - Na de zomervakantie gaat in het Wad- stelde voorwaarden. van start die de ambtenaren meer vertouwen in elkaar en in ject zelf zal aan deze aspecten de leiding moet gaan geven en die de burger moet helpen aan een slagvaardig, doelmatig, klantgericht en efficiënt werkend lokaal bestuur. De vier jaar (tot en met 1997) in be slag nemende (gefaseerde) operatie wordt geleid door eerst- nog met de medezeggen schapscommissie en het geor- ven, dat ingaande 1995 be- ganiseerd over dit onderwerp in overleg. In elk geval achten B. en W. het noodzakelijk dat een project- of stuurgroep verband met de nieuwe comp- wordt ingesteld welke de taak tabiliteitsvoorschriften (ra- krijgt het totale verandertra- ming ±ƒ465.000,-; elk vol- ject te sturen, te coördineren gend jaar komt een bedrag in deze orde van grootte be schikbaar; b. Eventueel eenmalig over schot najaarsnota; c. Eventueel batig saldi jaar rekeningen. Voor 1994 hebben B. en W. van de gemeenteraad een be drag van ƒ600.000,- gekregen Spanningsveld Op 28 juni is in een extra ver gadering van de raadscom missie uitgebreid over de vi sie van B. en W. gesproken. Het college heeft daarbij ge constateerd dat over het alge meen steun aan de voorstel len wordt betuigd. Enkele fracties (CDA, WD en Unie 55+) spraken zich niet direct definitief uit. Door enkele fracties is een span ningsveld onderkend tussen de voorgestelde omvangrijke uitgaven en de in gevolge het collegeprogramma 1994-1998 voorgenomen bezuinigingen op diverse subsidies. B. en W.: “Wij erkennen dit spanningsveld. Wij zijn ech ter van mening dat het beha len van de gestelde doelen ook voor de organisaties en burgers van Waddinxveen structurele voordelen met zich zal brengen'. Tn elk geval zal de structure le bezuiniging op de perso neels- en apparaatskosten ad ƒ520.000,- gehaald moeten worden. Het meer op orde brengen en verbeteren van de organisatie en het verschaf fen van een beter inzicht in de produkten en diensten die de gemeente levert zal niet al leen in financieel opzicht zijn vruchten afwerpen. Directe aanspreekbaarheid en een klantgerichte benadering is voor organisaties en burgers minstens zo belangrijk'. Tijdens de raadsvergadering van 18 mei hebben B. en W. de raad toegezegd de beste ding van dit krediet expliciet Met het veranderproces is voorlopig naar schatting 2,8 miljoen gulden (waarvan één miljoen gulden uit het eigen reservepotje) gemoeid. Elk half jaar zullen er kredieten beschikbaar worden gesteld. Voor dit jaar is een werkkre- diet van 625.000 gulden op tafel gelegd om het verander proces te kunnen beginnen en voor een ziekteverzuimonder- zoek (25.000 gulden). In het door de Protestantse Combinatie Waddinxveen (PCW), de Volkspartij voor Vrijheid en Democratie (VVD) en het Christen-Demo- cratisch Appèl (CDA) onder schreven collegeprogramma 1994-1998 is - als één van de hoofdpunten van gemeente lijk beleid - bepaald dat de ambtelijke en bestuurlijke or ganisatie op basis van de ge constateerde noodzaak tot verandering de komende ja- ren een veranderproces zal dienen door te maken. Die andere werkwijze zal die nen te resulteren in een ge meentelijke organisatie die voldoet aan een aantal vooraf gestelde vereisten, die in het collegeprogramma zijn ver woord, te weten: a. slagvaardig, doelmatig, klantgericht en efficiënt wer kend; b. een bedrijfsmatige werk wijze; c. beheersbare apparaatskos ten; d. verminderde apparaats- en personeelskosten; e. integraal management; f. goede informatievoorzie ning; g. gestroomlijnde werkpro cessen; h. ingevoerde budgetverant woordelijkheid; i. doorgevoerde individuele verantwoordelijkheden van de medewerkers; j. op een juiste wijze gebruik makend van inbreng en crea tiviteit van de medewerkers; k. aangepaste structuur op basis van geherschikte taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Om het verander(verbeter) proces met kracht te kunnen voortzetten, mede op basis van de noodzaak tot het cre- eren van het juiste beleids- en beheersinstrumentarium is door het college van Burge meester en Wethouders be sloten om externe expertise op dit terrein in te huren bij Bestuur en Managements Consultants (BMC). De gemeenteraad heeft hier toe een krediet gevoteerd op 29 maart van ƒ30.000,-. BMC heeft op grond van met het college en een aantal mede werkers gevoerde gesprekken de organisatie beschouwd en geanalyseerd. De analyseresultaten stelden BMC vervolgens in staat om, met inachtneming van de eer dergenoemde vereisten waar aan de organisatie zal moeten gaan voldoen, de richting van het veranderproces te bepa len. De aan de gemeenteraad reeds verstrekte notitie met de toepasselijke naam Rich ting is vervolgens op 2 mei, na informatie hieromtrent te hebben verstrekt aan de raadscommissie, in een twee tal sessies door het manage mentteam en BMC gepresen teerd aan het voltallige perso neel, waarna er aan de mede- werk(st)ers een inspraakmo gelijkheid werd geboden tot 20 mei. Van deze inspraakmogelijk heid is uitgebreid gebruik ge maakt. De reacties zijn ver volgens met behulp van ex- tem ingehuurde menskracht (Van Meurs Organisatieadvi seurs) geïnventariseerd en gerubriceerd door de afdeling Personeel en Organisatie. De gedane constateringen zijn inmiddels intensief be sproken in het management team en hebben in eerste aanleg geleid tot de vaststel ling van het gegeven dat er binnen de organisatie een re delijk draagvlak voor veran dering blijkt te bestaan, met name ten aanzien van het rapport Richting, waarin het toekomstig organisatieprofiel wordt verwoord. Tevens werd vastgesteld dat de inspraakreacties, veelal van niveau en betrokkenheid getuigend, van evident be lang zullen zijn bij de uitvoe ring van het veranderproces. Op basis van het advies voor het managementteam werd het college onder andere ge adviseerd het rapport als pro fiel voor de nieuwe organisa- dacht te zijn voor opleidingen in verband met de invoering van integraal management, budgettering, productgericht werken (BBI) en cultuurver andering. Ook andere cursussen en in dividuele of groepbegeleiding kunnen nodig blijken. De to tale kosten ramen B. en W. op ƒ600.000,- over vier jaar. Ten behoeve van een omvang rijk en ingrijpend proces als het onderhavige is externe ondersteuning en begeleiding onontbeerlijk. Het gaat hier bij om zaken als procescoördi natie en begeleiding proces, leveren van inhoudelijke bij drage en het begeleiden van werkgroepen. De totale kos ten over 4 jaar ramen B. en W. hiervoor op ƒ260.000,-. Daarnaast zal externe des kundigheid dienen te worden ingeschakeld voor belangrij ke onderwerpen als admini stratieve organisatie, orga nieke functiebeschrijving, kemtakendiscussie en cul tuurverandering. Per project ramen B. en W. een bedrag van ongeveer ƒ100.000,-, dus in totaal ƒ400.000,-. Voor externe on dersteuning over 4 jaar is dat in totaal derhalve ƒ660.000,-. Afhankelijk van het onder werp zal door de in te stellen stuugroep worden bepaald welke externe expertise wordt ingehuurd en van welk bureau. Derhalve kan de volgende in dicatieve totaalopstelling kan worden gemaakt: inhuren ex terne arbeidscapaciteit ƒ1.125.000,-; opleidingen ƒ600.000,-; inhuren externe ondersteuning ƒ660.000,-. Dat is totaal over 4 jaar ƒ2.385.000,-; inclusief btw ƒ2.800.000,-. 'Wij realiseren ons zeer wel dat het hier om een zeer fors bedrag gaat. Willen wij, ge meenteraad en college, echter één van onze belangrijkste beleidsdoelstellingen voor de ze raadsperiode realiseren - de vernieuwing, modernise ring en verbetering vai ambtelijke organisatie - is inzet van deze gelden nood zakelijk', aldus B. en W. 'Deze inzet van eenmalige gelden is ook nodig om de in het collegeprogramma ge noemde structurele bezuini gingen van ƒ520.000,- per jaar op de personeels- en ap paraatkosten te kunnen realiseren. In feite gaat het derhalve om een investering voor de toekomst. Voorts willen B. en W. er op wijzen dat zowel naar het oor deel van het management team, als een groot deel van het personeel - blijkens de in gediende reacties - wijzigig- nen in de gemeentelijke orga nisatie nodig zijn. Verder moet hierbij worden bedacht dat thans in het ver- anderproeces een aantal on derwerpen - in een logisch traject - wordt meegenomen die anders afzonderlijk aan de orde zouden komen. B. en W. doelen hierbij op ver betering van de beschrijving van de administratieve orga nisatie (door VB Accountants al geruimte tijd geëist), invoe ring van het BBI (hiertoe nam de raad op 26 oktober 1992 reeds een besluit onder votering van een krediet van ƒ196.000,-) en de kemtaken- CDA-wethouder Jan Hielema is als portefeuillehouder organisatie en personeel eerstverantwoordelijke voor het veranderprocres bin nen het gemeentehuis. (Foto: Fejagrafie Ton Bennemeer). Medezeggescnhap Het op 13 juni door de mede zeggenschapscommissie in genomen standpunt betref fende het voorgenomen ver anderproces behelst in het kort het onder een aantal voorwaarden instemmen met de technische aspecten, zoals vooral verwoord in het rap port Richting. Die voorwaarden richten zich met name op de huidige om standigheden binnen de amb telijke organisatie. De knel punten worden vervat in een aantal criteria die volgens de medezeggenschapscommissie om een directe en tijdens het veranderproces, een indirecte aanpak vragen. De medezeggenschapscom missie stelt het voldoen aan deze criteria nauwlettend te zullen volgen. Instemming met zal van de uitkomst hiervan afhankelijk zijn in een twee tal bijeenkomsten tussen ma nagementteam en medezeg genschapscommissie - bij de tweede bijeenkomst waren tevens de portefeuillehouder personeel en organisatie (CDA-wethouder Jan Hiele ma) en enkele GO-leden aan wezig - is duidelijk geworden dat er een gebrek aan ver trouwen valt te constateren van de medezeggenschaps- commissie-het personeel in het bestuur en de ambtelijke leiding. Tijdens de laatste bijeen komst op 20 juni werd deze si tuatie door een ieder onder kend en is vanuit de bestuur lijke inbreng en door het ma nagementteam aangegeven dat hier onmiddellijk aan ge werkt moet gaan worden ten einde verbetering te berei ken. Zonder een hechte vertrou wensrelatie is het namelijk moeilijk veranderen. In de zo merperiode (juli-augustus) zal concreet aan de bestaande problematiek gewerkt wor den en zullen aanzetten tot verbetering tot resultaten op korte termijn moeten leiden. Onder ander ziekteverzuim- problematiek zal in project- vorm meteen aangepakt wor den. Het managementteam zal bij de aanpak van een aantal za ken onder andere aansluiting zoeken bij de door de mede zeggenschapscommissie ge- dinxveense gemeentehuis een omvangrijk veranderproces Ook tijdens het^verandertra- continue aandacht worden besteed. Het veranderproces en vooral de - open - wijze waarop dit zal dienen te wor den gevoerd, zal krachtig aan het herstel van vertrouwen moeten bijdragen, opdat een vernieuwde organisatie ont staat, waarin wederzijds ver trouwen heerst, het plezierig werken is en met élan de Waddinxveense belangen worden behartigd. De ambtenaren moeten klantgerichter gaan werken. De relatie met de burger moet verbeterd worden. discussie (politieke afspraak als werkkrediet ten behoeve in collegeprogramma). van het starten van het ver- m--andertraject. Tevens is een begrepen ring door de gemeenteraad bedrag van ƒ25.000,-beschik- ƒ20.000,- wegens inschake- stellen B. en W. zich een werkwijze voor, waarbij door ook op het verzoek van de me- heel besteed. de raadsleden per half jaar dezeggenschapscommissie op Met betrekking tot de reste- het benodigde budget wordt dit punt - een nader onder verleend - ter besteding door zoek in te stellen naar het ho ge ziekteverzuimpercentage kracht ten behoeve van afde- een in te stellen stuurgroep - onder verantwoording door het college (en stuurgroep) pak op te doen stellen. -j. ix_ j-__-1.-2. Dekking van deze uitgave is rige budget. Dit geldt ook gevonden door te beschikken ƒ25.000,- is besteed. over het nog beschikbare res- tantkrediet invoering BBI Burger van ƒ191.256,-. Het overige vinden en zal het college door bedrag van 433.744,- kan middel van kwartaalrappor- worden gedekt door beschik- tages op de hoogte gehouden king tot dat bedrag over de dienen te worden van de be- reserve verandertraject. steding van de budgetten. Het spreekt voor zich dat de Fasering zicht zal worden verschaft in In het rapport Richting is een fasering in tijd aangegeven. B. en W. hebben daarbij een tweetal opmerkingen ge maakt. In de aangegeven fasering dient ook het jaar 1997 te worden betrokken, ter ver mijding van te zware belas ting van de ambtelijke orga nisatie in de jaren 1995 en 1996. De definitieve nog te vervaardigen fasering dient hiervan te zijner tijd uit te gaan. Het tijdstip waarop de kem takendiscussie dient aan te vangen, dient te wordne ver vroegd en vervolgens in de in onttrekken aan de algemene tegrale planning te worden opgenomen. Het lijkt B. en W. een goede aanpak om eerst uq met een startnotitie te ko- moeten worden in welke mate men, waarin wordt aangege ven op welke wijze de - poli tieke - kemtakendiscussie kan worden gevoerd. gende mogelijkheden denken: Kortgeleden waren B. en W. a. Het jaarlijks beschikbare J bedrag voor eenmalige uitga- Advisering In haar vergadering van 20 j ivoor georganiseerd overleg aan vankelijk aangegeven geen definitief advies te zullen uit brengen, aangezien op dat moment het per 10 juni toege zegde sociaal statuut inclu sief leidraad bij organisatie veranderingen en het defini tieve standpunt van de mede zeggenschapscommissie er niet waren. Een definitief oordeel over - het rapport Richting zou deskundigheid aanwezig eerst volgen op 2 september, jn GO-vergadering te vens de werkgroepen naar onderwerp en opdrachtver- strekkeing beschouwd zullen worden. raadsperiode realiseren - verbetering van de dan van de besteding van het vo- voor het jaar 1994. Daarnaast zal bewaking van de budgetten dienen plaats te fl 9 J Pagina 13 WEEKBLAD VOOR WADDINXVEEN - WOENSDAG 3 AUGUSTUS 1994 Wanneer U nü kiest voor een kenmsmakingsabonnement. dan ontvangt U Rijn en Gouwe 4 weken lang 's morgens vóór 7 uur in de brievenbus! Ja. ik maak graag gebruik van dit voordelige aanbod. Ik ontvang Rijn en Gouwe 4 weken voor slechts fl. 12.75. Naam: Adres: Postc./Woonpl.: Telefoon: (voor controle op bezorging) Bon in open envelop, zonder postzegel, zenden naar: Rijn en Gouwe afdeling abonnementen Antwoordnummer 10008 2400 VB AJphen a/d Rijn 12.75 on ri n nirlmmoT hiavnrnn 1 F I ■:r

Kranten Streekarchief Midden-Holland

Weekblad voor Waddinxveen | 1994 | | pagina 13